Trang Chủ - Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh | Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh

Chi tiết tin

Đề cương Chuyên đề sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ [30-01-2018]

Công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là một trong sáu mặt hoạt động của nghiệp vụ lưu trữ và mang tính quyết định sự thành công, phát triển của cơ quan lưu trữ.

Nhiệm vụ sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được thực hiện thường xuyên và thực hiện tốt sẽ mang lại hiệu quả cao trong hoạt động lưu trữ, góp phần là phong phú nguồn tài liệu, đảm bảo độ toàn vẹn của hồ sơ và cập nhật kịp thời theo tiến trình thời gian hình thành tài liệu của các phông lưu trữ thuộc phạm vi cơ quan lưu trữ quản lý. Thực hiện tốt công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo. I. KHÁI NIỆM THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Khái niệm công tác thu thập Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông Lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các Kho Lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định. Theo quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành hai giai đoạn của tài liệu: a) Giai đoạn 1: Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào Lưu trữ cơ quan từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức. b) Giai đoạn 2: Xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ  quốc gia Việt Nam và thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập về các Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật. 2. Khái niệm công tác bổ sung Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo những quy định hiện hành của Nhà nước. Bổ sung tài liệu cũng được thực hiện theo hai giai đoạn sau: a) Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào phông lưu trữ cơ quan hoặc phông lưu trữ quốc gia qua quá trình thu thập để xem xét về mức độ hoàn thiện của phông lưu trữ. Trên cơ sở đó, cán bộ lưu trữ có thể đề xuất các biện pháp bổ sung thêm nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu.  Sau khi xem xét mức độ hoàn chỉnh của phông cũng như của các hồ sơ thuộc phông, cán bộ lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, sưu tầm những tài liệu còn thiếu. Thu thập, bổ sung tài liệu của các lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ góp phần làm phong phú thêm thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Điều đó giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có khả năng đáp ứng được các nhu cầu đòi hỏi đang ngày càng phong phú, đa dạng của xã hội. Thu thập, bổ sung tài liệu là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục của các lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia Việt Nam. Như vậy, thu thập, bổ sung tài liệu đều nhằm mục đích hoàn chỉnh Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cần được thực hiện một cách nghiêm chỉnh theo quy định của nhà nước. 2. Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm các nội dung sau: a)  Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia. b) Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ hiện hành và  chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ hiện hành. c) Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ quốc gia từ trung ương đến địa phương theo quy định của pháp luật cho phù hợp. d) Tổ chức thư thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định. đ) Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, hiếm hoặc còn thiếu để bổ sung, hoàn chỉnh Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và Phông Lưu trữ cơ quan. 3. Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu vào các lưu trữ a) Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử Nguyên tắc này yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời đại lịch sử nào phải để riêng theo thời đại lịch sử ấy.  Thông thường người ta lấy ngày Cách mạng thành công là mốc thời gian phân kỳ thời đại lịch sử, tại các địa phương thì lấy ngày thắng lợi của cách mạng ở địa phương đó. Nguyên tắc này giúp chúng ta xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ trung ương và địa phương, đồng thời xác định đúng địa chỉ nộp lưu sau khi thu thập, sưu tầm được tài liệu từ các cơ quan trong, ngoài nước và từ nhân dân. b) Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ Phông lưu trữ là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hoạt động của một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân. Vì vậy, một trong những yếu tố quy định chất lượng phông lưu trữ là mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông. Việc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ nhằm mục đích hoàn thiện phông lưu trữ đó. Thu thập, bổ sung tài liệu theo phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ trong phông. Tài liệu của một phông mà bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu… phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phông. Vì vậy, tài liệu của một phông nhất thiết không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau. Muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho phông nào nhất thiết phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của nó. Thực hiện nguyên tắc này, cán bộ lưu trữ khi phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn giữa các phông thì phải đưa về đúng phông của nó. Mặt khác, phải thường xuyên thu thập để hoàn chỉnh các phông lưu trữ theo thời gian đồng thời sưu tầm, bổ sung hoàn chỉnh các phông lưu trữ mà tài liệu còn phân tán do chiến tranh, thiên tai. c)  Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông Ngoài hai nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu trên, người ta còn chú ý nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông lưu trữ. Khối phông lưu trữ bao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng. Ba nguyên tắc trên có mối quan hệ mật thiết với nhau và nó chỉ áp dụng đối với việc thu thập, bổ sung tài liệu hành chính, không áp dụng đối với loại hình tài liệu khác như: tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn đặc thù, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử… II. THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Lưu trữ cơ quan (hay còn gọi là lưu trữ hiện hành) là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ văn thư cơ quan và các đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức. Tại Chương II của Luật Lưu trữ quy định: Thu thập tài liệu lưu trữ Điều 9 quy định trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: “1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức. 2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bào quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.” Điều 10 quy định trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan 1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu. 2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết địn của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.  Điều 11 quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau: a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc. b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dụng cơ bản. 2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. Điều 12 quy định trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 1. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hòa thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan. 2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. 3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản. III. THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ Tại Mục 3, Chương II của Luật Lưu trữ quy định: Thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Điều 19 quy định về Lưu trữ lịch sử 1. Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở Trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. 2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây: a) Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Điều 20 quy định việc thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 1. Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật này và quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam. 2. Lưu trữ lịch sử của Nhà nước cấp tỉnh thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây: a) Lưu trữ lịch sử ở Trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; các cơ quan, tổ chức Trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức Trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ 1975 về trước; b) Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức quy định tại Điểm a, Khoản này. 3. Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận. Điều 21 quy định thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử. 2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành công án, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ. Điều 22 quy định trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 1. Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây: a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử. 2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao hận hồ sơ, tài liệu. 3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử. Điều 23 quy định quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan.           IV. SƯU TẦM TÀI LIỆU CÒN THIẾU 1. Xác định nguồn tài liệu còn thiếu Để xác định những tài liệu còn thiếu trong các phông lưu trữ phải nghiên cứu kỹ chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị hình thành phông, khảo sát kỹ thành phần, nội dung tài liệu của từng phông. 2. Xác định nguồn sưu tầm Căn cứ vào tính chất, nội dung của những tài liệu còn thiếu trong phông, đặc điểm của các đơn vị hình thành phông để xác định nguồn sưu tầm tài liệu.  Nguồn sưu tầm là những cơ sở cách mạng, cán bộ đã từng hoạt động trong cơ quan và các kho lưu trữ liên quan 3. Biện pháp sưu tầm a) Lập danh sách những tài liệu cần sưu tầm, gửi cho cơ quan, đơn vị, cá nhân và các Kho Lưu trữ có thể có những tài liệu đó. b) Cử cán bộ đến trực tiếp sưu tầm tài liệu c) Vận động quần chúng phát hiện tự giác giao nộp tài liệu vào lưu trữ. Trường hợp cần thiết có thể chụp, mua lại tài liệu./.                                                                                                                                                                                                                   NTTN (Chuyên đề được tổng hợp từ Luật Lưu trữ, Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp).

Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh

HISTORICAL ARCHIVES CENTER OF HO CHI MINH CITY

CƠ QUAN TRỰC THUỘC SỞ NỘI VỤ TP. HỒ CHÍ MINH

Chi tiết tin

Tin khác

Giới thiệu

Công tác Nghiệp vụ lưu trữ

Hệ thống VBQL

Thông tin văn bản chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Công tác Bầu cử

Hỏi đáp - Góp ý

Liên kết Website

Thống kê truy cập

Truy cập website

Tìm kiếm

Tin tức mới

Tin xem nhiều

Văn bản mới